Vertriebsautomatisierung: So holen Sie 100% mehr Aufträge aus Ihren bestehenden Anfragen
Felix Udo Werner
Vertriebsexperte & Unternehmer
ARtikel Veröffentlicht: 08.02.2026 um 16:23 Uhr
Der flächendeckende Status-Quo-Kopfschmerz des Unternehmer-Da-Seins
Sie investeiren jeden Monat Geld in Marketing, bekommen Anfragen – und trotzdem fühlt sich Ihr Vertrieb oft zufällig an. Mal läuft es, mal gar nicht. Einige Interessenten melden sich nie wieder, andere gehen in der Inbox unter, und Ihr Team fasst nach, „wenn Zeit ist“.
Genau hier setzt Vertriebsautomatisierung an.
Anstatt sich auf Bauchgefühl, Excel-Listen und manuelle Erinnerungen zu verlassen, bauen Sie einen klaren Prozess, der aus jeder qualifizierten Anfrage zuverlässig ein geführtes Verkaufsgespräch macht.
In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie so ein automatisierter Vertriebsprozess aussieht und wie wir ihn mit salesclub CoPilot in inhabergeführten Unternehmen
ab etwa 250.000 € Jahresumsatz implementieren.
Am Ende dieses Artikels wissen Sie, ob Vertriebsautomatisierung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und welche Schritte Sie gehen müssen, um in den nächsten 30 Tagen Ihren ersten automatisierten Prozess aufzusetzen.
Was bedeutet Vertriebsautomatisierung eigentlich?
Wenn von „Vertriebsautomatisierung“ die Rede ist, denken viele zuerst an Chatbots oder KI, die Kunden „irgendwie übernehmen“. In der Praxis geht es im B2B aber um etwas viel Bodenständigeres: wiederkehrende Vertriebsaufgaben so zu standardisieren und zu automatisieren, dass kein potenzieller Auftrag mehr durchrutscht.
Dazu gehören typischerweise:
1. Erfassung und Zuordnung von Anfragen (Formulare, Telefon, E‑Mail, Social Media).
2. Erste, schnelle Reaktion auf neue Leads.
3. Qualifizierende Fragen, um passende von unpassenden Anfragen zu trennen.
4. Systematische Follow-ups und Angebotsnachverfolgung.
5. Nachfasslogik für Bewertungen, Empfehlungen und Folgeaufträge.
Automatisierung ersetzt nicht Ihre Beratung oder Ihr Verkaufsgespräch. Sie sorgt dafür, dass die richtigen Menschen zur richtigen Zeit bei Ihnen landen – und Sie mit ihnen strukturiert durch einen klaren Vertriebsprozess gehen, statt zufällig zu agieren.
Warum Sie ohne automatisierten Vertriebsprozess Geld auf der Straße liegen lassen
In inhabergeführten Unternehmen mit 0–5 Verkäufern sieht die Realität oft so aus:
Anfragen kommen über verschiedene Kanäle rein, aber niemand hat eine vollständige Übersicht.
Follow-ups passieren „später“, „wenn Zeit ist“ – und werden dann häufig vergessen.
Angebote werden verschickt, aber es gibt keine klare Nachverfolgung.
Manche Kunden kaufen, andere nicht – ohne, dass jemand genau weiß, warum.
Ein einfaches Rechenbeispiel:
100 Anfragen pro Jahr.
durchschnittlicher Auftragswert: 10.000 €.
Aktuelle Abschlussquote: z. B. 20%.
Das bedeutet:
20 Aufträge × 10.000 € = 200.000 € Umsatz.
Wenn Sie es schaffen, durch einen klaren, automatisierten Prozess Ihre Abschlussquote auf 35–40% anzuheben, kommen Sie auf:
35–40 Aufträge × 10.000 € = 350.000–400.000 € Umsatz – bei denselben 100 Anfragen.
Die Lücke dazwischen – oft 150.000–200.000 € und mehr pro Jahr – ist das, was viele Unternehmen heute sprichwörtlich auf der Straße liegen lassen. Dazu können Sie hier mehr lesen
So sieht ein nomaler, automatisierter Vertriebsprozess Schritt für Schritt aus
1
Jede Anfrage landet in einem klaren Prozess
Der erste Schritt besteht darin, alle Anfragen an einem Ort zu sammeln. Egal, ob sie über Website-Formulare, Telefon, E‑Mail oder Kampagnen reinkommen – sie müssen automatisch in eine zentrale Pipeline einlaufen, etwa in ein CRM oder ein klar strukturiertes Tool.
Dort bekommt jede Anfrage einen Status (neu, in Kontakt, qualifiziert, Angebot, gewonnen, verloren), damit jederzeit sichtbar ist, wo welcher potenzielle Auftrag steht.
2
Sofortige, automatisierte Kontaktaufnahme
Neue Leads sollten innerhalb von Minuten eine erste Rückmeldung bekommen – idealerweise automatisiert. Das kann eine E‑Mail, eine SMS oder eine WhatsApp-Nachricht sein, in der du dich bedankst, kurz den nächsten Schritt erklärst und ggf. direkt einen Terminvorschlag anbietest.
Damit signalisierst du Professionalität und reduzierst das Risiko, dass der Interessent in der Zwischenzeit bei jemand anderem unterschreibt.
3
Qualifizierung nach klaren Kriterien – statt nach Bauchgefühl
Im nächsten Schritt klärst du, ob die Anfrage wirklich zu deinem Angebot passt. Dafür definierst du ein paar wenige, harte Kriterien (z. B. Umsatzgröße, Branche, Projektvolumen, Entscheidungszeitraum) und baust sie als Standard-Fragen in deinen Prozess ein – etwa im Formular oder im Erstgespräch.
So stellst du sicher, dass deine Vertriebszeit in diejenigen Interessenten fließt, die wirklich Abschluss-Potenzial haben, und nicht in „Touristen“.
4
Angebotsnachverfolgung auf Autopilot
Die meisten Angebote scheitern nicht an der Qualität – sie scheitern daran, dass niemand sauber nachfasst. In einem automatisierten Vertriebsprozess ist die Nachverfolgung fest eingeplant:
X Tage nach Angebot: Erinnerung.
Y Tage später: Rückfrage, ob noch etwas unklar ist.
Z Tage später: letzter Check-in.
Diese Logik lässt sich über dein CRM oder Automatisierungstools zum größten Teil technisch abbilden, sodass niemand mehr „dran denken“ muss.
5
Bewertungen & Empfehlungen systematisch einsammeln
Abgeschlossene Projekte sind nicht das Ende des Vertriebs, sondern der Beginn der nächsten Phase: Bewertungen, Referenzen und Empfehlungen. Auch hier kannst du automatisiert nachfragen – etwa 7–14 Tage nach Projektabschluss – und Links zu Bewertungsplattformen oder einem Feedback-Formular schicken.
So baust du laufend soziale Beweise auf, die wiederum deine Abschlusschancen bei neuen Interessenten erhöhen.
Praxisbeispiele – was mit einem automatisierten Vertriebsprozess möglich ist
In verschiedenen Projekten zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Sobald der Vertriebsprozess klar definiert und technisch sauber aufgesetzt ist, steigt die Ausbeute aus den bestehenden Anfragen deutlich.
SHK Unterrnehmer aus Würzburg
Felix Zimmermann. Inhaber eines Handwerksbetriebes im Bereich Wärmepumpen konnte sein Auftragsvolumen innerhalb von 90 Tagen um mehrere Hunderttausend Euro steigern, ohne das Marketingbudget zu erhöhen – allein durch strukturierte Nachverfolgung und Qualifizierung.
Zahnartz aus Bonn/Wachtberg
Jürgen Melzener. Ein Zahnarzt mit Fokus auf höherpreisige Behandlungen wie Keramikimplantate konnte ihre Rentabilität deutlich steigern, weil sie nur noch Gespräche mit wirklich passenden Patienten führte und diese strukturiert durch einen Entscheidungsprozess begleitete.
Ab wann lohnt sich Vertriebsautomatisierung für Sie?
Als grobe Orientierung: Für Unternehmen mit ca. 250.000 € bis 3 Mio. Jahresumsatz, 0–5 Vertriebsmitarbeitern und komplexeren Angeboten rechnet sich ein sauber aufgesetzter, automatisierter Vertriebsprozess fast immer.
Anfragen
Sie genereiren bereits regelmäßig Anfragen (z. B. über Empfehlungen, Website, Kampagnen)
Volumen
Ihr durchschnittlicher Auftragswert ist so, dass ein zusätzlicher Abschluss mehrere tausend Euro bringt.
Engpass
Sie oder Ihr Team haben das Gefühl, dass ihr „zu viel im Kopf“ habt und ständig Dinge vergessen werden.
Jeder nach seinem Gusto
Es gibt keinen durchgängig dokumentierten Vertriebsprozess, dem alle folgen.
Der Wunsch ist da
Sie wollen skalieren, ohne sofort mehr Leute einstellen zu müssen.
Wie Sie in 30 Tagen Ihren ersten automatisierten Vertriebsprozess aufsetzen
01
Prozess skizzieren
Zeichnen Siie auf einer Seite auf, was heute passiert, wenn eine neue Anfrage reinkommt – und was idealerweise passieren sollte.
02
Standards festlegen
Definieren Sie: Wer ist verantwortlich? Welche Informationen brauchen Sie? Welche Entscheidungsschritte gibt es?
03
Tooling
Nutzen Sie ein CRM oder ein leichtgewichtiges Tool, in dem Sie eine Pipeline und Automationen abbilden können.
04
Erste Schritte
Setzen Sie eine automatisierte Erstbestätigung und ein erstes Follow-up auf – das ist oft der größte Hebel.
05
KPIs
Missen Sie: Anzahl Anfragen, Kontaktquote, Angebotsquote, Abschlussquote, durchschnittlicher Auftragswert
Nach 30 Tagen sollten Sie bereits klarer sehen, an welchen Stellen Sie Umsatz verlieren – und wie stark sich schon kleine Prozessverbesserungen auswirken.
Wenn Sie das nicht alleine bauen wollen: salesclub CoPilot
Viele Inhaber wissen genau, dass ihr Vertrieb viel Potenzial liegen lässt – haben aber weder die Zeit noch die Kapazität, sich selbst durch Tools, Prozesse und Automatisierung zu wühlen.
Genau hier setzt salesclub CoPilot an:
Wir analysieren Ihren aktuellen Vertriebsprozess und machen sichtbar, wo Geld liegen bleibt.
Wir designen einen klaren, für Ihr Geschäftsmodell passenden Vertriebsprozess – von der Anfrage bis zum Abschluss.
Wir setzen die notwendigen Systeme, Automatisierungen und Auswertungen so auf, dass Ihr Vertrieb auf Autopilot läuft und Sie jederzeit die Kontrolle behalten.
„Wenn Sie genau so einen Vertriebsprozess wollen, wie Sie ihn hier kennengelernt haben, richten wir ihn mit salesclub CoPilot für Sie ein.
Sichere Sie sich hier Ihre kostenfreie 30-minütige Prozess-Design-Session.“
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